1. U zoekt een stamvader op, voert een genealogie (of parenteel) uit, en opent deze genealogie in MSWord vanuit het uitvoerscherm.
   
2. In MSWord legt u de laatste hand eraan: bladzijdenummers, foto's bijschalen, harde enters plaatsen en index toevoegen.
   
3. Los hiervan werkt u een inleiding uit in Word. Deze heeft dikwijls een andere bladzijdenummering (i, ii, iii, iv, etc) en kan op het allerlaatst worden toegevoegd.
   
4. Eveneens maakt u eventueel losse bijlagen met scans en dergelijke die u liever niet middenin de tekst van het boek wilt. Ook deze krijgen andere bladzijdenummers (A, B, C, etc…) zodat ook deze op het allerlaatst kunnen worden toegevoegd.
   

1. Uitvoer opstellen in GensDataPro

• Wilt u sommige teksten in kleur ? Zonee, klik de grote ZW knop in. Op zich zijn gekleurde teksten leuk, maar we raden toch aan voor boekuitvoer de tekst in zwart-wit uit te voeren. Dat geeft een rustigere bladzijdespiegel en leest prettiger.
  
• Kies bewust een lettertype dat u bevalt. Hierin kunnen we geen advies geven, maar stop er even tijd in om een mooi lettertype te kiezen. Mooie lettertypen zijn: Book Antiqua, Garamond, …. Onthoudt het gekozen lettertype en probeer alle teksten in het boek dit lettertype te geven.
  
• Insprong van kinderen
  Voer een keer de parenteel uit en schuif de schuifjes in het uitvoerscherm zo dat de insprong overal groter is dan het breedste parenteelnummer. Zoek bijvoorbeeld parenteelnummer XVIIIa op en let op of de inspring van de tekst net na dit parenteelnummer begint zodat ook eronder de tekst mooi is uitgelijnd. Doe dit met de tweede insprong (van kinderen) ook en neem deze niet te ruim want dat maakt de ruimte voor de tekst te klein.
  

2. Rapportage instellingen checklijstje:

1. Verwijzing met naam: een verwijzing naar een ouder meldt dan oko de naam van die ouder in plaats van alleen het parenteelnummer van de ouder
   
2. bladzijdeverwijzingen: zet u natuurlijk aan. Controleer dit.
   
3. index op voor- en/of achternaam: De meesten onder u zullen alleen een index op achternaam willen. Dat is ook eigenlijk mooier want MSWord voert een dubbele index anders en minder mooi uit.
   
4. Alternatieve namen in de index: hiermee komt een Cornelis (Kees) zowel bij de C als bij de K in de index (indien Kees een roepnaam of alternatieve voornaam is).
   
5. Kinderen in gezinnen met geboorte en overlijden noemen. Dit geeft een mooi direct overzicht van hoe oud alle kinderen zijn geworden
   
6. Leeftijden in uitvoer. Deze optie toont overal berekende leeftijden bij huwelijken en overlijdens.
   
7. Dochters één stap meenemen: alleen nuttig voor een genealogie. Hiermee komen nog net de volledige gezinnen van de dochters mee in de uitvoer. Hoort eigenlijk niet in een genealogie. Maar is wel leuk voor de tantes in de familie.
   
8. Persoons- en relatienummers: dit zet u uiteraard uit, tenzij het voor een printje is die u ter controle aan familieleden geeft. Die nummers zijn makkelijk om aan te refereren bij het uitwisselen van gegevens.
   
9. Bronnen in uitvoer: Heeft u bronnen in de bronnentabel staan, vink dit dan aan. Zet liefst de bronnen niet voluit in de uitvoer: niet-genealogen zegt dat toch niets en ingewikkelde inventarisatienummers schrikken af. De bronnenlijst die automatisch achterin komt toont voor mede-genealogen alle info die ze zouden kunnen wensen.
   
10. Algemene opmerkingen: Eigenlijk is het het mooist om deze apart - na alinea te zetten. De opmerkingen over personen komen dan steeds na een gezin, met een aanhef "Over karel de Wit." In vet. Voorheen propageerden we wel de GD/D90 stijl, maar vink deze een keer uit: het zal u bevallen.
    
11. Elke gebeurtenis een regel: is soms mooi op een website, maar niet echt geschikt voor in boekuitvoer. Graag uitzetten.
    
12. Heeft u alternatieve voor- of achternamen ? Bijvoorbeeld wanneer een persoon zowel als Wilschut als Wildschut wordt vermeld, vink dit dan ook aan: de persoon zal dan zowel bij Wildschut als bij Wilschut genoemd worden in de index.
    
13. Pasfoto's na naam: dit is eigenlijk een eerste poging van GensDataPro geweest om pasfoto's mee te nemen, maar kies liever voor "gezinspasfoto's". De pasfoto's komen dan mooi op een rij steeds na elk gezin, met naam erboven en jaartallen eronder.
    Pasfoto's na naam dus uitzetten, Gezinspasfoto's aanzetten, en neem dan de "volledig gezin" optie. Schoonouders erbij is aan uzelf: daarmee komen de pasfoto's van de ouders van aangetrouwden ook mee.
    Wanneer u "genoemden" kiest, komen alleen pasfoto's van genoemde personen mee. Dus NIET de pasfoto's van vrouwen van zonen, want die worden in het geizn nog niet genoemd. En WEL de pasfoto's van eventuele getuigen (indien u daar een pasfoto van heeft natuurlijk).
    Ikzelf kies altijd gezin en genoemden, waarna ik in MSWord met de hand de pasfoto's van ongenoemden er -bij beschouwing- weer uit haal.
    
14. Opmerkingsfoto's in uitvoer
    Voor wie het niet eerder deed: het is mogelijk om foto's in opmerkingen op te nemen door met de rechtermuisknop op een opmerkingsveld te klikken. Men kan dan kiezen uit de foto's van de persoon in kwestie, en alvast een beetje aangeven hoe groot de foto in de uitvoer moet komen. Geeft u niets aan dan komt de foto paginabreed in de uitvoer.
    
15. Volledige dossiers in opmerkingen
    Deze optie doet net alsof bij elk persoon alle foto's van het dossier in de opmerkingen zijn opgenomen. Bij de uitvoer onthoudt GDP welke foto's al zijn uitgevoerd om te voorkomen dat foto's dubbel in de uitvoer komen. Foto's komen dan dus altijd slechts eenmaal in de uitvoer, en wel bij de eerste persoon die de foto in zijn dossier had.
    Deze optie is prima voor wie niet AL te veel foto's en scans heeft. Ikzelf heb zo'n 6000 foto's in mijn dossiers dus deze optie is voor mijzelf ondoenlijk. Maar ik heb veel foto's in opmerkingen gezet, en die komen dus direct in de uitvoer op de juiste plek.
    
16. Denk er nog even over na of er nog interessante kinderloze familieleden zijn waar u veel gegevens over hebt: U kunt bij deze personen aanvinken "krijgt parenteelnummer". Zodoende komen deze personen met hun eigen toegekende parenteelnummer in een eigen alinea in plaats van uitsluitend tussen hun broers en zussen in het gezinsoverzicht van zijn ouders.
    

3. Nabewerking in MSWord

1. Open het bestand nu in MSWord. Doe een vluchtige beschouwing… heeft u erg veel korte algemene persoonopmerkingen dan zult u zien dat die niet mooi zijn om apart uit te voeren: dat worden dan verloren korte tekstjes. Overweeg om ofwel de korte algemene opmerkingen in een ander opmerkingsveld te plaatsen (veel werk, maar wel aangeraden) ofwel toch maar de GD/D90 uitvoerstijl te kiezen (de korte teksten komen dan direct na de genoemde persoon in de gezinstekst).
   
   
2. In MSWord zetten we nu de "afdrukweergave" aan (onder "beeld"). De paginaverwijzingen in de tekst worden dan pas ingevuld.
   
   
   
3. Wijzig de pagina opmaak: onder "bestand" - "Pagina instelling" kiest u voor "marges spiegelen". Schuif eventueel nog iets aan de marges.
   
   
4. Kies nu "invoegen - paginanummers", en specificeer daarbij "uitlijnen - buiten". (deze optie heb ik helaas nog niet kunnen vinden in Word 2007). Wijzig eventueel het lettertype van de paginanummers. Dit is nog niet automatisch hetzelfde als de tekst.
   
   
5. Foto's ontkoppelen
   Dit is een belangrijke stap: alle afbeeldingen in het document zitten niet echt in het document: het zijn allemaal koppelingen naar foto-bestanden op uw harde schijf. Om de foto's echt op te nemen in het document (dit heet "embedden") handelt u als volgt:
   Selecteer het volledige document in MSWord [CTRL+A]. Kies dan onder bewerken voor "koppelingen". Een venster opent, met daarin alle bestandsnamen van gekoppelde foto's. Klik de knop "verbreken" en het veld met bestandnsamen met gekoppelde foto's wordt leeg. (doe dit eventueel nogmaals indien er nog enkele gekoppelde foto-bestandsnamen zichtbaar zijn).
   
   
   
6. Opslaan als Word document (.DOC)
   Ook deze stap is erg belangrijk: het document is tot nog toe een RTF document. Dat is niet hetzelfde als een Word document: in RTF documenten blijven ingevoegde en bijgeschaalde foto's bijvoorbeeld niet behouden weanneer u opslaat en weer opent in MSWord.
   Sla nu éénmaal op als Word document. De koppelingen naar foto's zijn al verbroken, dus u mag opslaan waar u wilt. Kies in het "opslaan als..." schermpje van MSWord achter "bestandstype" voor "Word-document (*.DOC)". Geef het bestand ook een passende naam (in het voorbeeld dus "van den boom.doc").
   
   
   
7. GensDataPro heeft nog een lastig probleem met dubbele puntjes. Hiervoor is nog geen oplossing, dus u dient zelf éénmaal in MSWord alle dubbele puntjes (..) te vervangen door enkele. De reden van dit probleem is dat er tussen de beide puntjes soms onzichtbare RTF-tekens staan waardoor GensDataPro niet herkent dat in de zichtbare tekst twee puntjes naast elkaar staan. Op zich valt het aantal dubbele puntjes wel mee: ze komen alleen waar u teksten in opmerkingen hebt afgeschermd.
   
   
8. Controleer of het is zoals u wilde: loop nog even alle bovenstaande punten af: staan leeftijden erbij ? bronvermeldingen ? Alternatieve namen ? Ik deed dit al voor ettelijke boeken… het lijkt bijna onvermijdelijk dat er iets is vergeten. Niks aan te doen, gewoon van voor af aan beginnen. Bedenk: we zijn iets aan het maken wat nog generaties lang mee zal gaan.
   
   
9. Wanneer alles in orde is gaan we de pagina's één voor één nalopen op enters: het is niet mooi wanneer een gezin halverwege wordt afgebroken om op een volgende pagina vervolgd te worden. Probeer dit te voorkomen door aan het begin van het gezin (dus voor het parenteelnummer) te gaan staan en CTRL+ENTER te toetsen. Het hele gezin verschuift nu naar de volgende pagina. Dat lijkt zonde, want de eerste pagina krijgt nu veel witruimte aan de onderkant. Toch is dat niet erg. Wees niet al te bang voor teveel wit onderaan een bladzijde.
   Niet zo:
   
   ...maar zo:
   
   
   
10. Let op: bij CTRL+ENTER wil nog wel eens de layout een beetje veranderen: ineens is de alinea verkeerd ingesprongen. Probeer dit vooral te voorkomen: in MSWord kun u ALTIJD meerdere stappen UNDO doen (CTRL+Z). Plaats dan de cursor een regel eerder of zoiets en doe dan opnieuw CTRL+ENTER. Het is goed te doen, maar zeker voor een beginner soms even lastig.
    Let er verder goed op dat een pagina niet per ongeluk met een lege regel begint. Dat is erg lelijk.
    
    
11. Soms komt het gewoon te slecht uit en past een geheel gezin gewoon niet op één pagina. Probeer dan de "CTRL-BREAK" te plaatsen net aan het begin van een genoemd kind. De volgende pagina begint dan in elk geval met het nummer van dat kind, wat direct duidelijk maakt dat het een vervolg is van een gezin.
    
    
12. Hou goed rekening met "FACING PAGES", ofwel, het feit of twee bladzijden naast elkaar in het boek zitten. Wanneer een gezin op de volgende pagina wordt vervolgd is dat veel minder erg wanneer die vervolgpagina de ernaast liggende pagina is in plaats van dat een lezer de bladzijde moet omslaan voor het vervolg.
    U ziet dat twee pagina's "facing" zijn aan de bladzijdenummers: een EVEN pagina zit altijd links, een ONEVEN pagina altijd rechts.
    
    
13. Foto's staan doorgaans paginabreed in de uitvoer. Ze zijn eenvoudig handmatig bij te schalen: klik er eenmaal op en sleep één van de hoekpuntjes. Ik raad sterk af om te gaan werken met "zwevende" afbeeldingen en uitvullende tekst om de foto heen: het lijkt mooi wanneer een bladzijde naast een foto nog tekst heeft uitgevuld staan, maar in de praktijk leest het niet prettig. De foto's die u uitzoekt voor de uitvoer verdienen de witruimte eromheen.
    Probeer vooral niet zoveel mogelijk foto's en tekst op één pagina te proppen. Dat is typisch verkeerde zuinigheid. Het boek zal er rommelig door ogen en niet prettig lezen.
    
    
14. Foto's waarbij u in GensDataPro al begeleidende tekst heeft gegeven hebben die begeleidende tekst ook al in de uitvoer staan. Waar dat niet zo is: u kunt ze er nu in MSWord bij typen… maar overweeg wel om deze begeleidende tekst direct ook in GensDataPro mee te geven. Dan hoeft het een volgende keer niet meer.
    
    
15. Treft u ineens nog typefouten (in opmerkingen) aan, corrigeer die dan, maar corrigeer ze liefst ook gelijk in GensDataPro. De kans is groot dat u het hele werk nog eens doet, en dan is het maar beter wanneer alles in GensDataPro direct zo goed mogelijk staat.
    
    
16. Bovenstaande activiteit voert u ALTIJD uit van het begin tot het eind. Dus beginnend bij pagina 1. Immers, bij een CTRL-ENTER duwt u alle tekst naar achteren in het boek. Wanneer u daar al pagina's in orde had gemaakt, klopt daar dus niets meer van.
    
    
17. Sla bij bovenstaande werkzaamheden met grote regelmaat op… liefst af en toe onder een andere naam. MSWord is tegenwoordig redelijk stabiel, maar het kan gewoon nog steeds gebeuren dat de PC vastloopt, en dan is het prettig om een opgeslagen versie te hebben.
    
    
18. Wanneer u een bronnenlijst heeft, dan staat deze achteraan de tekst. Laat die lijst ook even beginnen op een nieuwe pagina met CTRL+ENTER.
    
    
19. Pas wanneer dit allemaal helemaal gebeurd is en u helemaal klaar bent met alle pagina's, DAN selecteert u éénmaal alle tekst (CTRL+A) en ververst u de paginaverwijzingen (CTRL+F9). Merk op dat nu pas de paginaverwijzingen weer kloppen.
    
    
20. Tenslotte voegen we de index toe: ga naar het einde van de volledige tekst, toets eerst CTRL+ENTER, en type zelf "Index" bovenaan de pagina. Kies in MSWord nu
    "invoegen" - "verwijzing" - "index". Let op: in dit scherm kunt u aangeven dat de bladzijdenummers in de uitvoer rechts uitgelijnd en opgevuld met puntjes moeten worden. Ikzelf vind dat het mooist.
    
    
21. Sla nu definitief op. Het werk is gedaan.
    
    
22. Wanneer u een PDF printer heeft kunt u nu de test "afdrukken" naar een PDF bestand. Mooi aan zo'n PDF bestand is dat het nooit (per ongeluk) kan veranderen, en dat het er (in principe) op alle PC's hetzelfde uitziet. Een Word document kan op een andere PC ineens heel anders eruit zien. Een PDF bestand blijft altijd hetzelfde.
    
    
23. U heeft nu een PDF bestand van de "bulk" van het boek.
    Maak ook zo'n PDF bestand van de inleiding. Iedere drukker kan twee PDF's achter elkaar zetten dus laat dat die drukker maar doen.
    Nummer de inleiding met paginanummering i, ii, iii, iv, etc. Dat ziet er professioneel uit, en zodoende is het geen probleem dat de bulk-PDF gewoon begint met bladzijde 1.
    
    
24. Heeft u nog bijlagen, maar daar dan ook een apart Word document van en geef die paginanummering A, B, C, etc. Ook daarvan maakt u een PDF bestand.
    
    
25. Deze drie PDF bestanden kunt u, gebrand op een CD, aan iedere drukker zenden om een boek mee te maken. Of u print ze eerst een keer zelf om er goed doorheen te lopen. Lezend vanaf papier duien er allerlei typefouten op. Corrigeer die liefst in GensDataPro, en wanneer het er veel zijn, herhaal dan deze hele procedure. Wanneer het er niet zo veel zijn kunt u ze ook aanpassen in de Word documenten, om daarna nieuwe PDF's te maken. Maaar den eraan: wanneer u in de Word documenten aanpassingen maakt kan het goed zijn dat ineens de pagina's anders lopen en moet u de index overnieuw opstellen.